La productividad y gestión de tiempo es un tema apasionante pero muchas veces poco entendido.

Hace algunos años no escribiría sobre este tema por pensar que solo interesaría a empresarios, jefes de fábricas y workaholic (adictos al trabajo), sin embargo, la vida me llevó a hacer una formación sobre productividad lo que cambió mi forma de pensar (y de organizarme).

Actualmente, sigo perfeccionando mi método de organización y buscando novedades que me inspiren a mejorar mi técnica al mismo tiempo que intento compartir lo aprendido en talleres que realizo en Madrid.

Como naturópata, este tema me interesa desde una perspectiva distinta: la organización no se limita a aumentar la productividad sino que además permite disminuir el estrés al actuar directamente en una de sus causas,  la vida acelerada que llevamos.

Pero si no elegimos el método adecuado a cada persona, el intento de planificación puede ser una nueva causa de estrés.

Por ello, me he decidido a hacer un recopilatorio de algunas técnicas de organización conocidas. No es mi intención ir al detalle de cada método sino dar una idea general para que cada uno pueda sentirse identificado y empezar a introducir la organización en su vida.

Bullet Journal

Es una técnica organizativa desarrollada por Ryder Carroll. Lo único que se necesita es Un cuaderno y un bolígrafo.

El cuaderno se debe empezar por un índice que facilitará la búsqueda de información. Después se trata de anotar tareas, eventos, notas y lo que se considere oportuno, distinguiendo a través de símbolos o colores cada actividad o importancia. Aunque la técnica cuenta ya con algunos símbolos, es posible personalizar a gusto y de acuerdo con las capacidades creativas de cada persona.

Esta técnica es, quizás, la más apropiada para personas creativas y que no tengan una agenda muy estricta (muchas reuniones con hora bien definida, por ejemplo).

Ventajas:

  • Personalizable: Se puede modificar fácilmente según preferencias y necesidades. Se puede añadir hojas de tareas pendientes, ideas para regalos, fechas de cumpleaños, listas de películas para ver, agenda mensual, entre otras muchas opciones;
  • Permite añadir bocetos o brainstroming;
  • Se ajusta el contenido no quedando hojas en blanco ni faltando espacio.

Inconvenientes:

  • Hay que llevar siempre el cuaderno o libreta encima, lo que, dependiendo del tamaño, puede suponer un problema;
  • Poco práctico si se tienen muchas reuniones o citas con hora definida (en este caso se puede intentar mejorar el sistema incluyendo una agenda mensual similar a las agendas habituales;
  • Tiene los inconvenientes de todos los métodos no digitales: no hay alertas, no se puede sincronizar;
  • Una persona muy creativa corre el riesgo de pasar más tiempo decorando el Bullet Journal que dedicándose a las tareas.

bullet-journal

Pomodoro

Esta técnica consiste en trabajar en pequeñas fracciones de tiempo definidas, de forma ininterrumpida, descansando un poco entre cada fracción. Según el creador, estos tramos serían de 25 minutos con 5 minutos de intervalo entre cada tramo, utilizando alarmas para medir el tiempo (temporizador de cocina, por ejemplo). Una vez superado el cuarto pomodoro el descanso siguiente sería de 15 minutos.

Durante los 25 minutos de un pomodoro nada puede interferir: no se cogen llamadas, no se leen correos electrónicos. En las pausas es recomendable levantarse para estirar un poco o beber agua.

Ventajas:

  • Es más fácil mantener la concentración (sin ladrones de tiempo) en 25 minutos;
  • Posibilidad de adaptar tareas a determinado número de pomodoros (por ejemplo, estudiar durante 3 pomodoros);
  • Los descansos “obligados” ayudan a mantener la concentración y ordenar los pensamientos.

Inconvenientes:

  • No siempre es fácil concentrarse en un tiempo corto. En media, necesitamos 20 minutos para alcanzar el estado óptimo de concentración (por lo que solo tendríamos 5 minutos de concentración plena en cada tarea). Además, un estudio recomienda 52 minutos de trabajo con 17 minutos de descanso para una mayor productividad. Así, a menos que seamos personas que se concentran rápido pero no se mantienen concentradas mucho tiempo, este método puede no ser el ideal;
  • Es un método que puede inducir a la procrastinación si se tratan de tareas que nos dan pereza.

pomodoro

GTD (Getting Things Done)

Método de organización creado por David Allen que sigue cinco pasos:

1 – Recopilar: Toda la información que entra (sea papel, email o ideas) se guarda en “Bandejas de Entrada” que se deben vaciar al menos una vez a la semana;

2 – Procesar: Se empieza por la primera información de la Bandeja de Entrada y se decide qué hacer con ella (se realiza en el momento si se tarda menos de 2 minutos; se delega o se pospone, preferencialmente ya con fecha definida o aproximada);

3 – Organizar: Se organizan listas de tareas pendientes (las que no se hacen, no se delegan y no se puede definir fecha para realizar);

4 – Revisar: Se deben revisar las listas de tareas pendientes con frecuencia para procesar aquella información que, a su tiempo, ya se tenga una idea de o qué hacer con ella;

5 – Hacer.

Ventajas:

  • Es uno de los métodos de productividad más completos y estructurados;
  • Técnica ideal para personas acostumbradas a las rutinas.

Inconvenientes:

  • Aprender el método y aplicarlo requiere mucho esfuerzo, difícil de conseguir para aquellos que nunca han utilizado agendas;
  • Es un método demasiado exhaustivo para un gran número de personas que, pretendiendo una mayor organización en su vida, no necesitan llevar la organización al nivel de GTD.

gtd

KanBan

Este método nació en Toyota como un método de aumentar la productividad en la producción de vehículos.

Consiste en la creación de un tablón donde se clasifican las tareas según su estado: en espera; en progreso, en pausa (por ejemplo, si se necesita algo que no se tiene, no pudiendo dar continuidad en el momento) y finalizadas. Cada área tiene un número límite de tareas, no pudiendo agregar una nueva mientras no se avanza con otra en el tablón.

Beneficios

  • Mantiene controlado el flujo de trabajo;
  • Permite el intercambio de información, necesario cuando es un proyecto donde participan varias personas;
  • Es una técnica fácil de poner en práctica.

Inconvenientes:

  • Es un método que no lleva control de tiempo, problemático si trabajamos con plazos;
  • Al no tener reglas, puede resultar complicado si la persona no posee ya las suyas propias.

kanban

Sistema de las 43 carpetas

Este sistema, que hace parte de GTD, consiste en utilizar un archivador colgante con 43 carpetas (si no tenemos un archivador colgante lo podemos lograr igual con las 43 carpetas). El número de carpetas tiene su explicación: 12 para los meses del año y 31 para los días del mes en curso.

Empezando el mes de Enero, tendríamos la carpeta Enero seguida de las 31 carpetas de los días, con las tareas que se deben realizar colocadas ya en la carpeta correspondiente. Se siguen las carpetas de los restantes meses. Si nos surge un evento para marzo y nos invitan a unas vacaciones en la playa la última quincena de agosto, solo tendremos que colocar cada “entrada” en la carpeta del mes correspondiente.

A medida que pasan los días, las carpetas numeras del 1 al 31 se irán quedando vacías (en principio porque hemos terminado las tareas que teníamos designadas pero, si no fue posible, porque hemos trasladado esas tareas a otras carpetas). Esas carpetas vacías se pasan al mes siguiente (en este caso, para febrero).

Cada día se verifica la carpeta del día y esas son las tareas que se deben realizar.

Ventajas:

  • Sistema ideal para personas que trabajan en varios proyectos, sin muchos eventos o reuniones (se puede añadir información de un proyecto fácilmente, colocando en la carpeta del mes en que se va a trabajar en el proyecto);
  • Facilidad de vaciar las Bandejas de Entrada.

Inconvenientes:

  • Si tenemos citas con fechas definidas con antelación, al colocarlas en la carpeta del mes perdemos la noción de nuestras obligaciones, arriesgándonos a encontrar un mes con dos citas a la misma hora (lo que nos obliga a tener una agenda aparte de las 43 carpetas);
  • Necesitamos espacio físico para almacenar las 43 carpetas.

43-carpetas

Cuadrantes de Stephen Covey

Stephen Covey ha desarrollado una matriz dividida en 4 cuadrantes (utilizada en el área empresarial con otros fines pero muy bien adaptada a la realidad de la organización personal) que nos permite diferenciar las tareas según su importancia y la acción adecuada.

Así, tenemos,

Cuadrante I – Importante y Urgente: Las tareas de este cuadrante deberían ser muy limitadas si se planifica y se cumple lo planificado. Es el cuadrante de los proyectos de última hora y de las tareas procrastinación. Suelen generar altos niveles de estrés si se acumulan muchas tareas en este cuadrante.

Cuadrante II – Importante y No Urgente: Proyectos que se pueden planificar y realizar de forma productiva, obteniendo buenos resultados (lo que se traduce en obtención de objetivos y felicidad pues se trata de tareas importantes en nuestra vida).

Cuadrante III – Urgente Y No Importante: Cuadrante donde solemos gastar gran parte de nuestro tiempo si no planificamos con antelación. Son las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y la mayoría de las veces tareas de otros que aceptamos hacer por compromiso. Al no ser importante, hay qué pensar si vale la pena hacerlo. Siempre que posible se debe delegar y aprender a decir NO.

Cuadrante IV – No Urgente y No Importante: Si en el último cuadrante ya pregunté si vale la pena hacerlo, en este ni pregunto… Las tareas de este cuadrante son aquellas que deben estar en una lista para hacer si sobra tiempo en algún momento. Es un buen ejemplo de tareas del cuadrante IV publicar un selfie en Facebook. No es que no se pueda hacer, pero no debe ocupar el espacio de tareas más importantes. Son tareas muy adecuadas a tiempos muertos o de relajación.

Ventajas:

  • Muy visual, una buena opción para mantener las tareas a la vista;
  • Facilita el momento de procesar la información.

Inconvenientes:

  • Hay tendencia a colocar todas las tareas en Urgentes (ya sea en Importantes o No Importantes), generando estrés y dificultando el proceso de planificación (pasamos los días “apagando fuegos”).

cuadrante

Método Jerry Seinfeld

El famoso actor compartió su método para escribir buenos chistes. Según Seinfeld, la mejor forma de hacerlo es hacerlo a diario y para obligarse a hacerlo (crear hábito) colgaba un calendario en la pared y tachaba cada día que cumplía con su propósito.

En realidad, más que un método de productividad nos servirá para crear un hábito

Con este método, cada día verás la cadena más larga y la única regla es NO ROMPER LA CADENA.

Ventaja:

  • Funciona como un estímulo visual para crear un hábito.

Inconveniente:

  • Es apenas un estímulo más, si no hay otros estímulos o el propósito no es suficientemente fuerte puede no ser suficiente.

calendar

Seguramente hay muchos otros métodos y estaría encantada de conocerlos, así que no dudéis en compartir conmigo el vuestro.

Hasta pronto,

Idália Viviana

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